Section 1

Meine Hauptdaten ändern

1.Hauptdaten-aendern

Ihre Hauptdaten sind mit dem Haussymbol gekennzeichnet und beinhalten Ihre Hauptadresse und Ihren Hauptkontakt. Sie können die Hauptdaten wie folgt ändern:

Klicken Sie zunächst auf das Menü «myGLN», dann auf „bearbeiten“.


Was ist der Unterschied zwischen Hauptdaten und weiteren GLN?

Sie bekommen von GS1 Schweiz eine GS1 Basisnummer (GCP, Global Company Prefix). Damit können Sie die weiteren GLN generieren.

Beispiel mit einer 10er Block GLN:

Basisnummer-pruefziffer

Die erste GLN einer GS1 Basisnummer (GCP) wird von GS1 Schweiz automatisch als die Adresse für die generelle Kommunikation mit dem Unternehmen definiert.

Mit dieser Basisnummer können Sie folgende GLN generieren:

Beispiel mit einer 10er Block GLN_Tabelle
Section 2

Neue GLN hinzufügen

Es gibt zwei Möglichkeiten, neue GLN hinzuzufügen: Sie können entweder jede GLN einzeln unter „MyGLN“ erfassen (GLN manuell hinzufügen) oder Sie können mehrere GLN gleichzeitig über eine Excel-Tabelle in die GLN-Datenbank importieren (mehrere GLN hinzufügen).

Section 3

GLN manuell hinzufügen

2.GLN_hinzufuegen

Um eine GLN manuell zu erfassen, müssen Sie die folgenden drei Schritte ausführen:

  1. GLN Information erfassen
  2. Firmeninformation erfassen
  3. Kontaktinformation erfassen

1. GLN Information erfassen

3.GLN_hinzufuegen_GLNINFO

Klicken Sie unter „MyGLN“ auf „hinzufügen“ und wählen Sie dann

  • den zugehörigen GCP (falls Sie mehrere GCPs haben)
  • die Nummer der GLN (das System schlägt automatisch die nächste freie Nummer vor)

Diese GLN wird automatisch veröffentlicht (siehe dazu „Was ist der Unterschied zwischen „veröffentlicht“ und „aktivieren“?“). Wenn Sie das nicht möchten, müssen Sie den Haken bei „diese GLN wird veröffentlicht“ entfernen.

Klicken Sie auf «weiter» um fortzufahren. Sie können jederzeit abbrechen; die Daten werden in diesem Fall nicht gespeichert.


2. Firmeninformation erfassen

4.GLN_hinzufuegen_FirmaINFO

Geben Sie die Firmeninformation ein:

  • UID Nummer
  • Interne Betriebsnummer
    Falls Sie interne Betriebsnummern nutzen, können Sie hier zu der GLN einer internen Betriebsnummer zuordnen.
  • Gültigkeitsdatum
    Geben Sie hier ein, ab und bis wann soll die GLN gültig sein. Falls die GLN keine begrenzte Gültigkeitsdauer hat, können Sie im Feld „Gültig ab“ das heutige Datum abgeben und das Feld „unbegrenzt gültig“ ankreuzen.
  • Firma
    Geben Sie den Namen Ihrer Firma ein (z.B. „GS1 Schweiz“).
  • Zusatz
    Geben Sie die zusätzliche Informationen der Firma ein (z.B. „Rampe 3“, „Tochtergesellschaft“, „Sitzungszimmer 1“).
  • Strasse
    Geben Sie die Strasse Ihrer Firma ein (die GPS Koordinaten werden automatisch generiert)
  • Adresszusatz
    Geben Sie den Adresszusatz Ihrer Firma ein (z.B. „Laden Mattenhof“).
  • PLZ, Stadt, Land
    Geben Sie PLZ, Stadt und Land der Firma ein.
  • Beschreibung / Link:
    Geben Sie im ersten Feld die Beschreibung ein (z.B. „Öffnungszeiten“) und im zweiten Feld den Link zur Firmenwebseite (z.B. „https://www.gs1.ch/wir-über-uns/kontakt“).
Beispeil_link

Klicken Sie auf «weiter» um fortzufahren oder auf «zurück», um die GLN Information wieder zu bearbeiten. Sie können jederzeit abbrechen; die Daten werden in diesem Fall nicht gespeichert.


3. Kontaktinformationen erfassen

5.GLN_hinzufuegen_KontaktINFO

Klicken Sie auf „hinzufügen“, um eine neue Kontaktperson hinzuzufügen. Sie können so viele Kontaktpersonen hinzufügen, wie Sie möchten.

Anmerkung zum Feld «Funktion»: Die Webseite steht auf Deutsch, Französisch, und Englisch zur Verfügung. Übersetzen Sie auch die Funktion, damit es für jeden verständlich ist (Italienisch steht ab Ende 2017 zur Verfügung).

Klicken Sie auf «speichern», um den neuen Kontakt hinzuzufügen, oder «abbrechen» um diesen nicht zu speichern.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie wieder auf «speichern» um die neue GLN hinzuzufügen oder auf «zurück», um der Firmen Information wieder zu bearbeiten. Sie können jederzeit abbrechen; die Daten werden in diesem Fall nicht gespeichert.

Section 4

Mehrere neue GLN hinzufügen

6.Import

Klicken Sie auf das Menü „Import“ und anschliessend auf das Symbol mit dem Pfeil nach unten, um die Excel-Vorlage herunterzuladen.

Die Felder in der Excel-Vorlage mit einem Sternchen sind Mussfelder.

Anmerkung: Wenn Sie in Ihrem Dashboard (unten „myGLN“) bereits Daten erfasst haben und eine Excel-Liste mit Informationen zur gleichen GLN hochladen, werden die bereits erfassten Informationen gelöscht. Sie erhalten in dem Fall eine Benachrichtigung vom System.

Um eine GLN nicht zu veröffentlichen:

Schreiben Sie in die Spalte „öffentlicht“ ein „[T]“ (für „True“), um eine GLN zu veröffentlichen. Wenn Sie eine GLN nicht veröffentlichen möchten, schreiben Sie in dieselbe Spalte ein „[F]“ (für „False“). (siehe dazu „GLN nicht veröffentlichen“).

Um das Verfalldatum einer GLN zu modifizieren:

Das Verfalldatum kann durch die Spalte „von“ und „bis“ gesteuert werden. Schreiben Sie in die Spalte „von“ das Datum, ab wann die GLN gültig ist und in die Spalte „bis“, ab wann die GLN nicht mehr gültig ist. Wenn Sie das Feld leer in der Spalte „von“ leer lassen, trägt das System automatisch das heutige Datum ein. Wenn Sie das Feld in der Spalte „bis“ leer lassen, registriert das System die GLN automatisch als unbegrenzt gültig.

Bitte beachten Sie das folgende Format: TT.MM.JJJJ

Um mehrere Kontaktpersonen für eine GLN hinzufügen:

Füllen Sie alle Informationen der entsprechenden GLN aus. Wenn Sie eine zusätzliche Kontaktperson mit dieser GLN verbinden möchte, duplizieren Sie die Zeile dieser GLN und passen Sie für jede zusätzliche Zeile die Kontaktdaten an.

Achten Sie darauf, dass Ihre GLN die Prüfziffer enthalten. Sie können diese mit unserem Prüfzifferrechner einfach und kostenlos generieren.

Sobald Sie Ihre GLN in das Excel-Dokument eingetragen haben, speichern Sie das Dokument auf Ihrem Desktop. Klicken Sie anschliessend auf das Symbol mit dem Pfeil nach oben, um Ihr Excel-Dokument hochzuladen.

Section 5

GLN bearbeiten

7.GLN_bearbeiten

Wählen Sie die GLN, die Sie bearbeiten möchten.

Sie können folgenden Informationen ändern:

  1. GLN Information
  2. Firmeninformation
  3. Kontaktinformation

1. GLN Information

9.GLN_bearbeiten_GLNINFO

Klicken Sie unter „MyGLN“ auf „bearbeiten“ und wählen Sie dann

  • den zugehörigen GCP (falls Sie mehrere GCPs haben)
  • die Nummer der GLN (das System schlägt automatisch die nächste freie Nummer vor)

Diese GLN wird automatisch veröffentlicht (siehe dazu „Was ist der Unterschied zwischen „veröffentlicht“ und „aktivieren“?“). Wenn Sie das nicht möchten, müssen Sie den Haken bei „diese GLN wird veröffentlicht“ entfernen.

Klicken Sie auf «weiter» um fortzufahren. Sie können jederzeit abbrechen; die Daten werden in diesem Fall nicht gespeichert.


2. Firmeninformation

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Geben Sie die Firmeninformation ein:

  • UID Nummer
  • Interne Betriebsnummer
    Falls Sie interne Betriebsnummern nutzen, können Sie hier zu der GLN einer internen Betriebsnummer zuordnen.
  • Gültigkeitsdatum
    Geben Sie hier ein, ab und bis wann soll die GLN gültig sein. Falls die GLN keine begrenzte Gültigkeitsdauer hat, können Sie im Feld „Gültig ab“ das heutige Datum abgeben und das Feld „unbegrenzt gültig“ ankreuzen. Sobald das Gültigkeitsdatum überschritten ist, wird die GLN automatisch deaktiviert.
  • Firma
    Geben Sie den Namen Ihrer Firma ein (z.B. „GS1 Schweiz“).
  • Zusatz
    Geben Sie die zusätzliche Informationen der Firma ein (z.B. „Rampe 3“, „Tochtergesellschaft“, „Sitzungszimmer 1“).
  • Strasse
    Geben Sie die Strasse Ihrer Firma ein (die GPS Koordinaten werden automatisch generiert)
  • Adresszusatz
    Geben Sie den Adresszusatz Ihrer Firma ein (z.B. „Laden Mattenhof“).
  • PLZ, Stadt, Land
    Geben Sie PLZ, Stadt und Land der Firma ein.
  • Beschreibung / Link:
    Geben Sie im ersten Feld die Beschreibung ein (z.B. „Schokoland Öffnungszeiten“) und im zweiten Feld den Link zur Firmenwebseite (z.B. „https://www.gs1.ch/wir-über-uns/kontakt“).
Beispeil_link

Klicken Sie auf «weiter» um fortzufahren oder auf «zurück», um die GLN Information wieder zu bearbeiten. Sie können jederzeit abbrechen; die Daten werden in diesem Fall nicht gespeichert.


3. Kontaktinformation

10.GLN_bearbeiten_KontaktINFO

Kontakt bearbeiten

Wählen Sie den Kontakt, den Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie auf «bearbeiten», um die Informationen zu ändern.

Klicken Sie auf «speichern», um die Änderungen zu speichern oder «abbrechen», um diesen zu verwerfen. 

Kontakt hinzufügen

Klicken Sie auf „hinzufügen“, um eine neue Kontaktperson hinzuzufügen. Sie können so viele Kontaktpersonen hinzufügen, wie Sie möchten.

Klicken Sie auf «speichern», um den neuen Kontakt hinzuzufügen, oder «abbrechen» um diesen nicht zu speichern.

Anmerkung zum Feld «Funktion»: Die Webseite steht auf Deutsch, Französisch, und Englisch zur Verfügung. Übersetzen Sie auch die Funktion, damit es für jeden verständlich ist (Italienisch steht ab Ende 2017 zur Verfügung).

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie wieder auf «speichern» um die neue GLN hinzuzufügen oder auf «zurück», um der Firmen Information wieder zu bearbeiten. Sie können jederzeit abbrechen; die Daten werden in diesem Fall nicht gespeichert.

Section 6

Was ist der Unterschied zwischen „veröffentlicht“ und „aktiviert“?


Aktiviert Deaktiviert
Veröffentlicht 


Die GLN ist zeitlich gültig (aktiviert) und veröffentlicht
Ab August 2017*:
Die GLN ist nicht mehr zeitlich gültig (deaktiviert): Sie wird veröffentlicht.
Nicht veröffentlicht Die GLN ist zeitlich gültig (aktiviert), wird aber für interne Zwecke benutzt  (nicht veröffentlicht) Aktuell: Die GLN ist nicht mehr zeitlich gültig (deaktiviert): Sie wird nicht veröffentlicht.

*Gemäss GLN-Vergaberegeln müssen inaktive GLN veröffentlicht werden. Diese Funktion steht ab März 2017 zur Verfügung.

Section 7

GLN deaktivieren

11.GLN_deaktivieren

Da Sie keine GLN löschen können, haben Sie die Möglichkeit sie zu deaktivieren (so wird die GLN nicht mehr zeitlich gültig).

Wählen Sie die GLN, die Sie deaktivieren möchten. Klicken Sie auf «deaktivieren», um die GLN zu deaktivieren.

Anmerkung: Das Gültigkeitsdatum wird automatisch auf das heutige Datum angepasst.

11.GLN_2.tabelle

Eine inaktive GLN wird in einer separaten Tabelle aufgeführt.

Section 8

GLN nicht veröffentlichen

Alle GLN werden standardmässig veröffentlicht. Wenn Sie eine GLN beispielsweise für interne Zwecke nutzen und deshalb nicht veröffentlichen möchten, können Sie dies wie folgt ändern:

Klicken Sie unter „MyGLN“ auf „bearbeiten“ und wählen Sie dann

  • den zugehörigen GCP (falls Sie mehrere GCPs haben)
  • die Nummer der GLN, die Sie nicht veröffentlichen möchten.

Entfernen Sie dann den Haken bei „Diese GLN wird veröffentlicht“ und klicken Sie auf „weiter“. Falls Sie Firmendaten ändern möchten, können Sie das im 2. Schritt tun. Andernfalls klicken Sie auf „weiter.“ Im 3. und letzten Schritt könnten Sie noch Kontaktinformationen anpassen. Andernfalls klicken Sie auf „speichern“. Die GLN ist dann nicht mehr veröffentlicht und allfällige Änderungen gespeichert.

Siehe dazu “GLN bearbeiten” .

Section 9

Einen zusätzlichen Kontakt hinzufügen

Sie können im Feld «Kontaktinformationen» im Bearbeitungs-modus neue Kontakte hinzufügen. Sie können so viele Kontakte hinzufügen, wie Sie möchten. Siehe dazu “GLN bearbeiten”.

Section 10

Meine Daten exportieren

eigene_GLN_exportieren

Sie können all Ihre GLN und die damit verbundenen Informationen als Excel-Liste exportieren. Klicken Sie dafür unter „MyGLN“ auf „Meine GLN exportieren“.

Anmerkung: In der Excel-Liste werden « veröffentlichte GLN» und «deaktivierte GLN» wie folgt dargestellt:

  • Steht in der Spalte „öffentlicht“ ein „[T]“ (für „True“), ist eine GLN öffentlich. Ein „[F]“ (für „False“) in der selben Spalte steht für nicht veröffentlicht.
  • Steht in der Spalte "Gültig bis"(leer) kein Datum, ist eine GLN unbegrenzt gültig.
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Warum kann ich eine GLN nicht löschen?

Eine GLN darf nicht gelöscht werden, weil die GLN zur Referenzierung auf frühere Geschäftsvorgänge genutzt wird. Die Wiederverwendung einer GLN einer aufgelösten Entität kann zu einer Verwechslung bei den Handelspartnern führen (Siehe dazu die GLN Vergaberegeln). Sie haben dafür die Möglichkeit, eine GLN inaktiv zu setzen.

Hinweis: Wenn Sie eine GLN noch nicht veröffentlicht haben und sie trotzdem löschen möchten (z.B. falsche Änderungen) – können Sie sich per Mail an uns wenden.

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GLN-Vergaberegeln

Hier können Sie mehr über die Vergaberegeln erfahren:

http://www.gs1.org/1/glnrules/admin.php/p=overview

Section 13
Section 14
Section 15
Section 16
Section 17
Section 18
Section 19
Section 20
Section 21
Section 22
Section 23
Section 24
Section 25

Kontakt

GS1 Schweiz
Tel. +41 58 800 70 00
Fax +41 58 800 70 99
E-Mail

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