Section 1

Modifier mes données principales

01.modifier-donnees-principales

Vos données principales sont marquées du symbole "Maison" et contiennent votre adresse principale et votre contact principal. Vous pouvez modifier vos données principales comme suit:

Cliquez d'abord sur le menu "MyGLN", puis sur "modifier".


Quelle est la différence entre les données principales et les autres GLN?

GS1 Suisse vous attribue un numéro de base GS1 (GCP, Global Company Prefix). Cela vous permet de générer les autres GLN.

Exemple avec un bloc de 10 GLN:

Basisnummer-pruefzifferFR

Le premier GLN d'un numéro de base GS1 (GCP) est automatiquement défini par GS1 Suisse comme adresse pour la communication générale avec l'entreprises.

Ce numéro de base vous permet de générer les GLN suivants:

Beispiel mit einer 10er Block GLN_TabelleFR
Section 2

Ajouter un nouveau GLN

Il existe deux possibilités pour ajouter de nouveaux GLN: Vous pouvez soit saisir individuellement chaque GLN dans "MyGLN" (Ajouter GLN manuellement) , soit importer simultanément plusieurs GLN via un tableau Excel dans la banque de données GLN (Ajouter plusieurs GLN).

Section 3

Ajouter un GLN manuellement

02.ajouter-gln-manuellement

Pour saisir manuellement un GLN, vous devez suivre les trois étapes suivantes:

  1. Saisir information du GLN
  2. Saisir informations de la société
  3. Saisir informations de contact

1. Saisir information du GLN:

03.information-gln

Dans "MyGLN", cliquez sur "Ajouter", puis sélectionnez

  • le GCP correspondant (si vous avez plus d'un GCP).
  • le numéro du GLN (le système propose automatiquement le prochain numéro libre).

Ce GLN est automatiquement publié (voir „Quelle est la différence entre "publié" et "activé"?“). Si vous ne souhaitez pas le publier, décochez la case "Ce GLN sera publié".

Pour poursuivre, cliquez sur "Continuer". Vous pouvez arrêter à tout moment; dans ce cas, les données ne seront pas sauvegardées.


2. Saisir informations de la société

04.information-societe

Saisissez les informations de la société:

  • Numéro IDE
  • Numéro d'exploitation interne
    Si vous utilisez des numéros d'exploitation internes, vous pouvez attribuer au GLN un numéro d'exploitation interne.
  • Date de validité
    Ici, saisissez à partir de quand et jusqu'à quand le GLN doit être valide. Si le GLN n'a pas de date de validité limite, choisissez dans le champ "Valable à partir de" la date du jour même, et cochez la case "Valable de manière illimité".
  • Société
    Saisissez le nom de votre entreprise (par ex. "GS1 Suisse").
  • Complément
    Saisissez les informations supplémentaires de la société (par ex. "Rampe 3", "Filiale", "Salle de réunion 1").
  • Rue
    Saisissez la rue de votre entreprise (les coordonnées GPS sont générées automatiquement)
  • Complément d'adresse
    Saisissez le complément d'adresse de votre entreprise (par ex. "magasin Mattenhof").
  • Code postal, ville, pays
    Saisissez le code postal, la ville et le pays de la société.
  • Description / Lien:
    Dans le premier champ, saisissez la description (par ex. "Horaires d'ouverture") et, dans le deuxième, le lien vers le site de l'entreprise "https://www.gs1.ch/fr/a-propos-de-nous/contact").
heure-ouverture

Pour continuer, cliquez sur "Continuer" ou sur "Retour" pour modifier à nouveau l'information GLN. Vous pouvez arrêter à tout moment; dans ce cas, les données ne seront pas sauvegardées.


3. Saisir les informations de contact

05.information-contact

Pour ajouter une nouvelle personne de contact, cliquez sur "Ajouter". Vous pouvez ajouter autant de personnes de contact que vous le souhaitez.

Remarque au sujet du champ "Fonction": Le site web est disponible en allemand, en français et en anglais. Traduisez également la fonction, afin qu'elle soit compréhensible pour chacun (l'italien sera disponible à partir de fin 2017).

Pour ajouter le nouveau contact, cliquez sur "Sauvegarder", ou sur "Interrompre" pour ne pas l'enregistrer.

Lorsque vous avez terminé, cliquez à nouveau sur "Sauvegarder" afin d'ajouter le nouveau GLN, ou sur "Retour" pour traiter à nouveau les informations de la société. Vous pouvez arrêter à tout moment; dans ce cas, les données ne seront pas sauvegardées.

Section 4

Ajouter plusieurs nouveaux GLN

06.ajouter-plusieurs-gln

Cliquez sur le menu "Import", puis sur le symbole avec la flèche vers le bas, afin de télécharger le modèle Excel.

Les champs du modèle Excel comportant un astérisque sont des champs obligatoires.

Remarque: Si vous avez déjà saisi des données dans votre tableau de bord sous "MyGLN" et que vous chargez une liste Excel avec des informations sur le même GLN, les informations déjà saisies seront supprimées. Dans ce cas, le système vous envoie un message.

Pour ne pas publier un GLN:

Dans la colonne "Publié", saisissez un "[T]" (pour "True") afin de publier un GLN. Si vous ne souhaitez pas publier de GLN, dans la même colonne, inscrivez un "[F]" (pour "False"). (voir "Ne pas publier de GLN").

Pour modifier la date d'expiration d'un GLN:

La date d'expiration peut être gérée dans la colonne "Valable à partir de/du" et "Valable jusqu'à/au". Dans la colonne "Valable à partir de/du", saisissez la date à partir de laquelle le GLN est valable, et dans la colonne "Valable jusqu'à/au", à partir de quand le GLN n'est plus valable. Si vous laissez la case vide dans la colonne "Valable à partir de/du", le système inscrit automatiquement la date du jour même. Si vous laissez la case vide dans la colonne "Valable jusqu'à/au", le système enregistre automatiquement le GLN comme étant valide de manière illimitée.

Veuillez respecter le format suivant: jj.mm.aaaa

Pour ajouter plusieurs personnes de contact pour un GLN:

Remplissez toutes les informations du GLN correspondant. Si vous souhaitez connecter une personne de contact supplémentaire avec ce GLN, dupliquez la ligne de ce GLN et adaptez pour chaque ligne supplémentaire les données de contact.

Veillez à ce que vos GLN contiennent les chiffres de contrôle. Vous pouvez générer ces derniers gratuitement et en toute simplicité, à l'aide de notre calculateur de chiffre de contrôle

Dès que vous avez inscrit votre GLN dans le document GLN, enregistrez-le. Ensuite, cliquez sur le symbole avec la flèche vers le haut, afin de charger votre document Excel nouvellement crée.

 

Section 5

Modifier un GLN

07.modifier-gln

Sélectionnez le GLN que vous souhaitez modifier.

Vous pouvez modifier les informations suivantes:

  1. Information GLN
  2. Informations de la société
  3. Informations de contact

1. Information GLN

08.modifier-donnee-gln

Dans "MyGLN", cliquez sur "Modifier", puis sélectionnez

  • le GCP correspondant (si vous avez plus d'un GCP).
  • le numéro du GLN (le système propose automatiquement le prochain numéro libre).

Ce GLN est automatiquement publié (voir "Quelle est la différence entre "publié" et "activé"?"). Si vous ne souhaitez pas le publier, décochez la case "Ce GLN sera publié".

Pour poursuivre, cliquez sur "Continuer". Vous pouvez arrêter à tout moment; dans ce cas, les données ne seront pas sauvegardées.


2. Informations de la société

09.modifier-donnee-entreprise

Saisissez les informations de la société:

  • Numéro IDE
  • Numéro d'exploitation interne
    Si vous utilisez des numéros d'exploitation internes, vous pouvez attribuer au GLN un numéro d'exploitation interne.
  • Date de validité
    Ici, saisissez à partir de quand et jusqu'à quand le GLN doit être valide. Si le GLN n'a pas de date de validité limite, choisissez dans le champ "Valable à partir de" la date du jour même, et cochez la case "Valable de manière illimité".
  • Société
    Saisissez le nom de votre entreprise (par ex. "GS1 Suisse").
  • Complément
    Saisissez les informations supplémentaires de la société (par ex. "Rampe 3", "Filiale", "Salle de réunion 1").
  • Rue
    Saisissez la rue de votre entreprise (les coordonnées GPS sont générées automatiquement)
  • Complément d'adresse
    Saisissez le complément d'adresse de votre entreprise (par ex. "magasin Mattenhof").
  • Code postal, ville, pays
    Saisissez le code postal, la ville et le pays de la société.
  • Description / Lien:
    Dans le premier champ, saisissez la description (par ex. "Horaires d'ouverture") et, dans le deuxième, le lien vers le site de l'entreprise "https://www.gs1.ch/fr/a-propos-de-nous/contact").
heure-ouverture

Pour continuer, cliquez sur "Continuer" ou sur "Retour" pour modifier à nouveau l'information GLN. Vous pouvez arrêter à tout moment; dans ce cas, les données ne seront pas sauvegardées.


3. Informations de contact

10.modifier-donnee-contact

Modifier contact

Sélectionnez le contact que vous souhaitez modifier. Pour modifier les informations, cliquez sur "Modifier".

Pour sauvegarder les modifications, cliquez sur "Sauvegarder", ou sur "Interrompre" pour les supprimer.

Ajouter un contact

Pour ajouter une nouvelle personne de contact, cliquez sur "Ajouter". Vous pouvez ajouter autant de personnes de contact que vous le souhaitez.

Pour ajouter le nouveau contact, cliquez sur "Sauvegarder", ou sur "Interrompre" pour ne pas l'enregistrer.

Remarque au sujet du champ "Fonction": Le site web est disponible en allemand, en français et en anglais. Traduisez également la fonction, afin qu'elle soit compréhensible pour chacun (l'italien sera disponible à partir de fin 2017).

Lorsque vous avez terminé, cliquez à nouveau sur "Sauvegarder" afin d'ajouter le nouveau GLN, ou sur "Retour" pour traiter à nouveau les informations de la société. Vous pouvez arrêter à tout moment; dans ce cas, les données ne seront pas sauvegardées.

Section 6

Quelle est la différence entre "Publié" et "Activé"?


Activé  Désactivé
Publié 


Le GLN est valable dans le temps (activé) et publié
À partir de août 2017*: le GLN n'est plus valable dans le temps (désactivé): Il est publié.
Non publié Le GLN est valable dans le temps (activé), mais est utilisé à des fins internes (non publié)  Actuellement: le GLN n'est plus valable dans le temps (désactivé): Il n'est pas publié.

*Conformément aux règles d'attribution GLN, les GLN inactifs doivent être publiés. Cette fonction sera disponible à partir de août 2017.

Section 7

Désactiver un GLN

11.desactiver-gln

Comme vous ne pouvez pas supprimer un GLN, vous avez la possibilité de le désactiver (ainsi, le GLN ne sera plus valable dans le temps).

Sélectionnez le GLN que vous souhaitez désactiver. Pour désactiver le GLN, cliquez sur "Désactiver".

Remarque: La date de validité est automatiquement adaptée à la date du jour même.

12.activer-gln

Un GLN inactif est indiqué dans un tableau séparé.

Section 8

Ne pas publier un GLN

Tous les GLN sont publiés. Si vous utilisez un GLN, par exemple à des fins internes et que vous ne souhaitez donc pas le publier, vous pouvez le modifier comme suit:

Dans "MyGLN", cliquez dans "Modifier", puis sélectionnez

  • le GCP correspondant (si vous avez plus d'un GCP)
  • le numéro du GLN que vous ne souhaitez pas publier.

Décochez alors la case "Ce GLN sera publié" et cliquez sur "Continuer". Si vous souhaitez modifier les données de l'entreprise, vous pouvez le faire lors de la 2ème étape. Autrement, cliquez sur "Continuer". Dans la 3ème et dernière étape, vous pouvez encore adapter les informations de contact. Autrement, cliquez sur "Sauvegarder". Le GLN n'est alors plus publié, et les éventuelles modifications sont sauvegardées.

Voir “Modifier GLN” .

Section 9

Ajouter un contact supplémentaire

Vous pouvez ajouter de nouveaux contacts dans le champ "Informations de contact", en mode Modifier. Vous pouvez ajouter autant de contacts que vous le souhaitez. Voir “Modifier GLN”.

Section 10

Exporter mes données

13.export-gln

Vous pouvez exporter sous forme de liste Excel toutes vos informations GLN ainsi que toutes les informations s'y rattachant. Pour ce faire, cliquez dans "MyGLN" sur "Exporter mes GLN".

Remarque: Dans la liste Excel, les "GLN publiés" et "GLN désactivés" sont représentées comme suit:

  • Si la colonne "Publié" indique un "[T]" (pour "True"), cela signifie qu'un GLN est publié. Un [F] (pour "False") dans la même colonne signifie "Non publié".
  • Si la colonne "valable jusqu'à/au" (vide) n'indique aucune date, un GLN est alors valide de manière illimitée.
Section 11

Pourquoi ne puis-je pas supprimer un GLN?

Un GLN ne doit pas être supprimé car le GLN est utilisé pour le référencement par rapport à des opérations commerciales antérieures. La réutilisation d'un GLN d'une entité dissoute peut entraîner une confusion au niveau des partenaires commerciaux (Voir les règles d'attribution GLN). C’est pourquoi vous avez la plutôt la possibilité de désactiver un GLN.

Remarque: Si vous n'avez pas encore publié un GLN et que vous souhaitez quand même le supprimer (par ex. modifications incorrectes), vous pouvez alors nous contacter par mail.

Section 12

Règles d'attribution GLN

Ici, vous pouvez en savoir plus sur les règles d'attribution:

Règle d'attribution des GLN

Section 13
Section 14
Section 15
Section 16
Section 17
Section 18
Section 19
Section 20
Section 21
Section 22
Section 23
Section 24
Section 25

Contact

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Tel. +41 58 800 70 00
Fax +41 58 800 70 99
E-Mail

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