Electronic Data Interchange

EDI (Electronic Data Interchange – die vollautomatisierte Kommunikation Maschine-Maschine) verbreitet sich in rasantem Tempo. Als Ende der 80er Jahre EDI thematisiert wurde, entdeck­ten insbesondere grössere Firmen die grossen Vorteile des Informationsaustausches auf elekt­roni­schem Weg.

Immer mehr Firmen praktizieren EDI im Bewusstsein, dass dadurch Fehlerquellen reduziert, Prozesse optimiert und Arbeitsabläufe einfacher werden. Noch wichtiger aber ist, dass die Betroffenen durch EDI Fähigkeit Wettbewerbsvorteile erlangen.

Namentlich die grossen Detailhändler in der Schweiz haben zur Verbreitung von EDI einen grossen Beitrag geleistet. Sie verlangen von ihren Lieferanten, dass sie EDI fähig werden. Dieser Umstand hat dazu beigetragen, dass die Verbreitung von EDI markant zugenommen hat.

Dabei ist es heutzutage möglich, EDI mit vergleichsweise geringem Aufwand zu betreiben. Dies ist dadurch bedingt, dass verschiedene Anwendungsvarianten verfügbar sind.

Web EDI ist die günstigste und einfachste Möglichkeit EDI zu betreiben. Der papierlose Geschäfts­verkehr wird dabei über das Web abgewickelt. Die Grossverteiler stellen dazu meist ihre eigenen Web Portale zur Verfügung.

Beim klassischen EDI wird eine eigenständige Lösung implementiert. Diese ist mit entspre­chendem Aufwand verbunden und setzt erhöhte Investitionen voraus. Dieser Aufwand lohnt sich, wenn die zu übermittelnden Datenvolumen eine gewisse Dimension erreichen oder eine Vielzahl von Unternehmen miteinbezogen werden können. Hierbei entstehen dann keine Medien­brüche wie bei Web EDI. Diese Version entspricht der Definition von EDI, also der automatischen Kommunikation ohne menschliche Intervention.

Herkömmliche, papierbasierende Abläufe erfordern zahlreiche manuelle Eingriffe und verursachen Medienbrüche. Sie sind aufwendig, fehleranfällig und deshalb nicht mehr zeit­gemäss.

Der Geschäftsprozess via EDI unterscheidet sich je nach Geschäftsfall. Ein Geschäftsfall (z.B. Beschaffungsprozess) kann mehrere Dokumente umfassen (Bestellung, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift), welche zusammengehören.

Aufgrund der Tatsache, dass verschiedene Dokumente wie "Bestellung", "Lieferschein" und "Rechnung" bereits elektronisch in einem System vorliegen, ist es teilweise bereits jetzt, ins­besondere aber in Zukunft nicht mehr erforderlich, diese papiergebunden zu versenden. Sie werden durch den Einsatz von EDI als strukturierte Dokumente elektronisch aufbereitet und zwischen den Geschäftspartnern übermittelt.

Die Anwendung von EDI hat somit zur Folge, dass Prozesse vereinfacht und sicherer werden. Darüber hinaus können durch den Einsatz von EDI die Fehlerquote reduziert und Kosten ein­gespart werden.